Служебные записки о дополнительной оплате работников

Тонкости составления служебной записки на доплату за увеличение объема работ: образец

Решение вопросов замещения отсутствующих работников – распространенная ситуация для многих предприятий.

Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за временное исполнение работы отсутствующих? Или как обосновать выплату компенсации? Об этом статья.

Цель служебки

Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Приведем пример, как это может происходить в реальности:

  • Работник заболел. Выполнение его обязанностей может быть исполнена работниками, имеющими удостоверение стропальщика. В Служебной записке необходимо указать номер удостоверения и срок его действия во избежание нарушений по требованиям охраны труда.
  • Доплата за совмещение должна быть обоснована, и Служебная записка должна содержать все данные по отсутствующему работнику и данные по работнику, который будет исполнять его работу для отдела кадров (они оформляют приказ на замещение) и службы оплаты труда — для начисления дополнительной зарплаты (как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей?).
  • В содержании записки должен быть обозначен срок или период, в течение которого будет осуществляться замещение.

Таким образом, цель оформления – регламентировать организационные вопросы, связанные с распределением работы за отсутствующих и обеспечить доплату тем, кто будет его замещать.

Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:

  1. Замещение. Сотрудник исполняет обязанности другого работника (специалиста), оплата за такую доп.работу – в размере оклада отсутствующего или в доплате по разнице в окладах (о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, мы рассказывали здесь).
  2. Совмещение. Сотрудник дополнительно к своим собственным обязанностям выполняет и работу отсутствующего. Руководство устанавливает размер доплаты в виде конкретной суммы или в процентах к месячному окладу.
  3. Увеличение зоны обслуживания. Распределение работ между несколькими сотрудниками.

Основания для доплаты работнику

Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:

  • Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
  • Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
  • Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
  • Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.

Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.

К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.

При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.

Кто составляет?

Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.

Содержание

Общие требования к содержанию записки:

  • От кого исходит и кому адресована Служебная записка по доплате.
  • Обоснование доплаты: отсутствие работника временное или длительное, увеличение объема работ или другие аспекты.
  • Сведения о сотрудниках, кому поручается дополнительный объем работ.
  • Предложения по размеру доплаты.
  • Полные сведения о работниках, связанных с замещением.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Как правильно написать?

Оформление документа Служебная записка должно отвечать определенным требованиям. Примером может служить следующий перечень:

  • Грамотное и последовательное изложение сути вопроса замещения.
  • Грамотный и понятный текст.
  • Полное содержание сведений для принятия решения руководителем.
  • Полный набор параметров для служб, имеющих отношение к оформлению.
  • Необходимые согласования, если они требуются для замещения.

Оформление документа на совмещение должностей

Директору ГМЗ-2 Семенову С.С. от начальника цеха № 3 Петрова П.П.

Прошу рассмотреть вопрос доплаты за расширение зоны обслуживания мастеру по ремонту цеха №4 Сидорову С.С., табельный №12345, на время трудового отпуска по графику мастера по ремонту вентиляционного оборудования цеха №4 Иванова И.И., табельный № 98765 с 12.03.2018 по 23.03.23018 включительно.

Предлагаю размер доплаты установить в размере 50% от оклада Иванова И.И.

Подпись __________П.П. Петров. Дата ___________

Некоторые аспекты данного примера рассмотрены в следующем разделе.

Ответ и реакция руководства

Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:

  1. В Отдел персонала и Отдел оплаты труда в случае положительного решения. Указанные службы подготовят приказ и оформят доплату по факту после завершения периода замещения.
  2. Обратно в подразделение, оформившего Служебную записку в случае отказа или другого решения.
  3. Делегировать решение этого вопросы другому сотруднику, например, заместителю.

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.

Заключение

Успешная работа предприятия обеспечивается слаженной работой мотивированного коллектива. Здесь требуется обеспечение резерва сотрудников в случаях планового или внепланового отсутствия сотрудников. Поддержание такого подготовленного и обученного резерва включает в себя стажировку, знание правил охраны труда. Это обеспечит нужную устойчивость предприятия.

Источник: 101million.com

Как оформить доплату за увеличение объема работ

Дополнительная работа по справедливости и по Трудовому кодексу предполагает соответствующую оплату. Однако нельзя просто попросить сотрудника выполнять лишние функции и выдать ему за это деньги. Процесс проходит в несколько этапов:

  1. Сотрудник пишет заявление, в котором соглашается на совмещение должностей и указывает размер доплаты.
  2. От руководителя подразделения поступает служебка на доплату за увеличение объема работ в отношении этого работника.
  3. Руководитель организации издает приказ о наделении его новыми обязанностями.
Читайте также:  Отработка при испытательном сроке при увольнении — Открой бизнес

Мы рассмотрим детально, как все это сделать.

Законодательная база

Каждый работник знает, что и в каком объеме он должен выполнять за установленную зарплату. Сдельщик чем больше делает, тем больше зарабатывает. Поэтому он может с энтузиазмом перевыполнить норму, зная, что так увеличит свой доход. С повременщиками дело обстоит сложнее.

Они точно знают, сколько нарабатывают за определенное время. Поэтому за те же деньги лишние обязанности на себя брать не будут — это просто невыгодно. В соответствии со статьями 60.2 и 151 ТК РФ , совмещение профессий возможно только с письменного согласия работника.

Обычно это происходит, если другой сотрудник временно отсутствует. Если на его место берут человека со стороны, с ним заключают срочный трудовой договор (см. статью 59 ТК РФ ). Но если объем обязанностей невелик, можно возложить их на коллегу. И если использовать образец приказа о доплате за дополнительный объем работы, можно не заключать лишний трудовой договор.

Как написать заявление и служебную записку

Заявление следует адресовать руководителю организации. Отразить в нем необходимо такие моменты:

  1. Просьбу о расширении зоны обслуживания или передаче дополнительных функций.
  2. Причину, по которой это нужно сделать. Можно обозначить и обстоятельства, возникшие в организации (например, уход в декретный отпуск коллеги), и собственные возможности.
  3. Срок, в который сотрудник согласен выполнять лишнюю работу.
  4. Размер доплаты, который он хочет за это получить.

Получив такой документ и согласившись с условиями, руководитель ставит внизу соответствующую отметку со своей подписью.

В служебной записке главе подразделения нужно изложить то же самое, только от своего лица. Согласовывать ее не нужно. Положительным ответом станет приказ руководителя о поручении этих функций тому самому работнику.

Образец приказа доплаты за увеличение объема работы

В приказе руководитель приводит следующие сведения:

  1. Его номер, дату и место издания.
  2. Название, отражающее суть.
  3. Законодательные основания.
  4. Суть (повторяет то, что уже писал работник в заявлении и его непосредственный начальник — в служебке).
  5. Документальные основания. Здесь, кроме вышеперечисленных бумаг, необходимо упомянуть дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
  6. Подпись.

Внизу документа работник, получивший новые функции и доплату за них, подписью подтверждает, что с текстом ознакомлен.

Образец приказа об увеличении объема работ по той же должности практически не отличается. Меняться будут только причины и временные рамки.

Источник: ppt.ru

Образец служебная записка о доплате за увеличение объема работ

Успешная работа предприятия обеспечивается слаженной работой мотивированного коллектива. Здесь требуется обеспечение резерва сотрудников в случаях планового или внепланового отсутствия сотрудников. Поддержание такого подготовленного и обученного резерва включает в себя стажировку, знание правил охраны труда. Это обеспечит нужную устойчивость предприятия.

Служебная записка об оплате за дополнительной работы

Но есть и много других случаев.

Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление заявления о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).

При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.

ВАЖНО! Обращаем внимание, что официально оформленная надбавка включается в систему зарплаты, на нее идут отчисления в государственные фонды и, соответственно, она участвует в формировании пенсии служащего. Если же работодатель предлагает надбавку «в конверте», то это будет так называемая серая часть зарплаты, которая нигде не фиксируется. Это незаконно.

Служебка на увеличение надбавки

Ответственность работодателя за отсутствие выплат Работодатель, если иное не оговорено в законе, обязан выплачивать сотрудникам доплату. Если он этого не делает, его можно привлечь к административной ответственности. В частности, работодателю выписывается штраф в размере 1 000-5 000 рублей. Размер штрафа установлен статьей 5.27 КоАП РФ.

Как привлечь работодателя к ответственности? Можно обратиться в трудовую инспекцию. По факту заявления сотрудника выполняется проверка компании. Альтернативный вариант – обращение в суд с исковым заявлением. Второй вариант более предпочтителен. При обращении в трудовую инспекцию нужно понимать, что проверка будет осуществлена не сиюминутно. Как правило, проводится она в течение месяца.

За этот срок возникший конфликт может стать уже не актуальным.

Увеличение объема работ может прекратиться досрочно. Оформление этого зависит от того, по чьей инициативе произошло прекращение прежнего соглашения.

Если это инициатива трудящегося, то составляется заявление, если инициатива работодателя – уведомление, с которым нужно ознакомить сотрудника под подпись. Документ направляется заинтересованной стороне за три дня до уменьшения нагрузки.

К примеру, если предполагается, что обязанности будут сняты с работника 23 июля, направить заявление нужно 20 июля.

  • Увеличение объема работ согласно ТК РФ
  • Правила оформления дополнительной работы
  • Как определить размер доплаты?
  • Как снять доплату за увеличение объема работ?
  • Дополнительные вопросы
  • Ответственность работодателя за отсутствие выплат

Справочник адвоката

В статье мы рассмотрим как составляется служебная записка о повышении заработной платы. Особенности служебной записки на повышение оклада Служебная записка – документ, осуществляющий внутреннюю связь между руководителями (сотрудниками) с равнозначным положением. Содержит просьбу, предложение, замечание.

Тем не менее официального статуса у нее нет, ОКУД такая форма не предусматривается. Рекомендуемые требования по оформлению служебных документов, которые можно взять на вооружение, представлены государственными стандартами ГОСТ Р 6.30–2003 УСОРД.

Готовая служебная записка может быть передана нанимателю одним из способов, которые приняты в организации:

  • лично;
  • через секретаря в приемной;
  • через отдел кадров.
Читайте также:  Письмо из налоговой расхождение выручки и поступлений

Нередко организациями ведется электронный документооборот. Тогда служебная отправляется посредством внутренней сети.

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка является внутренним инструментом любой организации Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  • в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
  • затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
  • далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
  • заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  • в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
  • в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Оформление служебной записки:

Как написать правильно служебную записку — образец

Работодатель вправе поручить сотруднику дополнительную работу. За нее устанавливается доплата, и ее требуется оформлять в соответствии с нормативными актами.

Сразу оговоримся, что образец служебки о повышении зарплаты должен составлять сам сотрудник, который претендует на увеличение должностного оклада или тарифной ставки. Документ можно написать от руки или напечатать на компьютере. Подпись заявителя проставляется от руки и в обязательном порядке.

И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Работодателю нужно знать, что именно понимается под увеличением объема работ.

В рамках данной процедуры руководитель может поручить сотруднику работу, выполняемую в границах его должности, объем которой больше стандартного.

Если трудящемуся поручается другая работа, оформление будет немного другим. К примеру, при внутреннем совместительстве работодателю нужно оформить дополнительный трудовой договор.

Чаще всего персональная надбавка закрепляется путем прописывания в трудовом договоре определенного условия, которое может выглядеть следующим образом: «При выполнении плана служащему выплачивается единовременная стимулирующая выплата в размере 5000 руб.».

В таком случае надбавка выплачивается только при выполнении определенного условия (выполнения плана). Еще один вариант: «Сотруднику ежемесячно выплачивается премия в размере 40% от оклада за сложность и особую важность работы».

В этом случае надбавка будет, во-первых, привязана к размеру оклада, во-вторых, выплачиваться в обязательном порядке. ВАЖНО!

Основания для доплаты работнику

Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:

  • Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
  • Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
  • Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
  • Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.

Законодательная база

Каждый работник знает, что и в каком объеме он должен выполнять за установленную зарплату. Сдельщик чем больше делает, тем больше зарабатывает. Поэтому он может с энтузиазмом перевыполнить норму, зная, что так увеличит свой доход. С повременщиками дело обстоит сложнее.

Они точно знают, сколько нарабатывают за определенное время. Поэтому за те же деньги лишние обязанности на себя брать не будут — это просто невыгодно. В соответствии со статьями 60.2 и 151 ТК РФ , совмещение профессий возможно только с письменного согласия работника.

Обычно это происходит, если другой сотрудник временно отсутствует. Если на его место берут человека со стороны, с ним заключают срочный трудовой договор (см. статью 59 ТК РФ ). Но если объем обязанностей невелик, можно возложить их на коллегу. И если использовать образец приказа о доплате за дополнительный объем работы, можно не заключать лишний трудовой договор.

Как написать служебную записку на повышение зарплаты?

Популярные ошибки в заявлениях

  • Адресат. Самая популярная ошибка при составлении служебной записки на повышение оклада – неправильное определение адресата. Даже если работник считает, что сумма в зарплатной ведомости не сопоставима с потраченными им усилиями и достигнутыми результатами, то ему нужно правильно выстроить маршрут рассмотрения своей просьбы.
  • Не в компетенции руководителя. Внимание Не совсем правильно будет требовать доплаты от своего непосредственного начальника, если решение этих вопросов не в его компетенции. Но в то же время, не стоит «прыгать через голову» и писать обращение на генерального директора. Наиболее верный путь – обратить внимание руководителя своего подразделения на финансовое несоответствие и предложить ему ходатайствовать о его пересмотре перед более высоким начальством.
  • Аргументация.

Заявление на совмещение должности (образец)

Практика показывает, что такие документы имеют больший вес в глазах адресата. Скачать бланк служебной записки на совмещение должностей Правила написания Документ направляется заинтересованным лицом на имя директора, текст оформляется от первого лица.

Писать следует грамотными, короткими и емкими фразами, не допускающими разночтения.

Категорически недопустимы ошибки – любой категории, как орфографические, так и неверное указание фамилии или должности директора. Подобная небрежность может сразу сделать просящего персоной нон-грата в глазах руководства. Стиль письма – деловой.

Нужно избегать эмоционально окрашенных оборотов, слэнга, тем более обсценной лексики.

    Начинается все с «шапки»- по общему правилу она пишется в правом верхнем углу: от кого и кому с обязательным указанием должностей, это деловое, а не частное письмо.

Например: генеральному директору ООО «Триангл» Иванову И. И.

Источник: kor66.ru

Доплата за увеличение объема работ

Основные моменты

В случае производственной необходимости работодатель вправе привлечь работника к дополнительному труду. ТК РФ предусматривает три способа выполнения сотрудником допработы без освобождения от основной:

  • совмещение должностей;
  • увеличение объема работ;
  • исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги.

Дополнительные обязанности выполняются на следующих условиях:

  • без отрыва от основной работы;
  • в течение установленной продолжительности рабочего времени (ч.1. ст. 60.2 ТК РФ ).

Чтобы издать приказ о поручении работнику дополнительной работы по ст. 60.2 ТК РФ, учтите несколько правил:

  • сотрудник представил письменное согласие;
  • деятельность относится к другой или аналогичной должности;
  • труд дополнительно оплачивается.
Читайте также:  Выписать из квартиры умершего родственника

Согласие сотрудника допустимо оформить следующим образом:

Но сначала непосредственным руководителем работника направляется директору предприятия «служебка» о возникшей ситуации и необходимости временно передать обязанности одному из сотрудников.

В случае согласия работника на дополнительный труд оформляют не только образец приказа об увеличении объема работ по той же должности, но и допсоглашение к его трудовому договору. В нем указывают:

  • что надо делать и на протяжении какого периода;
  • размер доплаты;
  • срок, в течение которого гражданин трудится на новых условиях.

На основе заключенного соглашения, используя образец приказа о доплате за дополнительный объем работы, работодатель издает распоряжение о временном исполнении дополнительных обязанностей. С документом работника следует ознакомить под подпись.

Предлагаем взять за основу наш образец приказа на доплату за увеличение объема работы и доработать его под себя.

Вносятся ли данные о дополнительной нагрузке в трудовую книжку?

Данные о совмещении профессий, дополнительной нагрузке, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы в трудовую книжку вносить не требуется.

Как происходит доплата?

Согласно ч. 2. ст. 151 ТК РФ, величина доплаты за дополнительный труд определяется по соглашению сторон. При определении суммы работодателю необходимо учитывать:

  • содержание и (или) объем выполненных обязанностей (ст. 151 ТК РФ);
  • квалификацию работника, сложность и условия выполняемой работы, количество и качество затраченного труда (ст. 129, ст. 132ТК РФ);
  • обязанность работодателя обеспечить равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ не определяет ни минимального, ни максимального размера, но как образец доплаты за дополнительный объем работы используйте:

  • оговоренную денежную сумму;
  • проценты к окладу / тарифной ставке работника.

Все выплаты производятся официально с оформлением соответствующих документов. Запрещается любая дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

Увеличение объема работы без доплаты

В должностных инструкциях некоторых работников прописано , что во время отсутствия на рабочем месте другого сотрудника со схожими должностными обязанностями они выполняют функции отсутствующих коллег. Указанные положения должностных инструкций являются составляющей частью контрактов, и за выполнение дополнительных обязанностей доплата не полагается. Указание на это содержится в Письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897. Поэтому, если по должностной инструкции и трудовому договору один сотрудник не уполномочен полностью замещать другого, доплата возможна.

Ответственность работодателя

Если наниматель никак не оформляет и не оплачивает дополнительный труд сотрудников, его могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на 1000 – 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отмена дополнительного труда

Увеличение объема труда прекращается по истечении срока, на который оно было согласовано. В этом случае директор предприятия издает приказ для остановки начисления и выплаты доплаты бухгалтерией.

Как сотрудник, так и компания вправе досрочно отказаться от увеличения объема труда. С этой целью за три рабочих дня одна сторона письменно предупреждает другую о своем желании. Это либо заявление сотрудника, либо уведомление работодателя, которые составляют в свободной форме. С уведомлением работника следует ознакомить под подпись.

Факт прекращения выполнения увеличенного объема труда необходимо зафиксировать приказом. В нем следует указать дату прекращения. С приказом сотрудника знакомят под подпись.

Источник: clubtk.ru

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Пример служебной записки

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Источник: www.klerk.ru