Перевод работника на дистанционную работу

Перевод работника на дистанционную работу

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например “до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)”.

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ “О введении режима повышенной готовности”. На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

Источник: its.1c.ru

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Читайте также:  Мошенники узнали номер СНИЛС — что делать?

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд?

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Источник: nalog-nalog.ru

Допсоглашение о переводе работника на дистанционную работу

Дополнительное соглашение о переводе работника на удаленную работу — это документ, регламентирующий изменения первоначального трудового договора. С изменением рабочего места могут поменяться и другие существенные условия, все это должно быть отражено в допсоглашении.

Причины для перевода на удаленку

Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Если в ТД не отражена такая возможность, подчиненный подписывает дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу, без этого такое перемещение незаконно. Взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется, если позволяют условия и есть необходимые ресурсы. Причем ресурсы используются как сотрудника, так и работодателя.

Кого можно перевести на удаленку

По ТК, на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны, например, с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.

Оформляем перевод

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста. Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд. Определите, как будет организован процесс: режим труда и отдыха, схемы взаимодействия, способы контроля.

Оформляем согласие сотрудника

Чтобы избежать в дальнейшем непредвиденных осложнений, договоритесь с работником и оформите его согласие на перемещение. Поскольку указание рабочего места обязательно в ТД, его изменение фиксируется отдельным документом. Кто инициатор изменения, работодатель либо работник, значения не имеет. Оформляется заявлением сотрудника или предложением руководства компании.

Читайте также:  Кто оплачивает нотариальные издержки в договоре дарения

Составляем допсоглашение

Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника или предложение работодателя. Необходимо предусмотреть важные нюансы:

  1. Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе.
  2. Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
  3. Механизмы взаимодействия и способы контроля.
  4. Использование ресурсов работника и выплата компенсации.

Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу

Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.

Издаем приказ

Третий шаг закрепляется локальным нормативным актом. Приказ издается после того, как подписано доп соглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, составляется в свободной форме.

Как вернуть сотрудника с удаленки

В допсоглашение впишите пункт об окончании дистанционного периода, если планируете его временный характер или возможность пролонгирования срока действия. Если вы точно знаете, на какое время переводите сотрудников работать удаленно, укажите в приказе даты начала и окончания удаленного режима.

Источник: ppt.ru

Минтруд о переводе на дистанционную работу: ответы на вопросы бизнеса

Минтруд рекомендовал всем работодателям в связи с коронавирусом по возможности переводить сотрудников в режим удаленной работы. При этом ведомство напомнило о том, какие действия должны предпринять компании для правильного оформления процесса. Разбираемся, на что именно акцентировано внимание.

Согласно Трудовому кодексу формат работы из дома допускается, если на то имеются производственные условия. Очевидно, что для эффективного выполнения своих трудовых функций сотруднику нужны ресурсы. Будет ли он сам себя обеспечивать такими ресурсами или ему поможет работодатель — все это решается и прописывается в рамках конкретной компании (ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя

Ранее мы опубликовали подробную статью о том, как перевести сотрудника на удаленку с учетом всех деталей. Но в ней мы описали стандартную ситуацию. В связи с текущими событиями у бизнеса возникают дополнительные вопросы относительно перевода на удаленную работу. В частности, они касаются оформления приказа. На этот и другие вопросы ответил Минтруд.

Он напомнил о том, что перед тем, как отправить сотрудников на работу из дома, работодатель должен позаботиться о решении некоторых документационных вопросов. А именно:

1. Подготовить списки работников, которые будут переведены на удаленную работу, и порядок организации работы в таком режиме.

Порядок организации работы включает:

  • график;
  • способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнение;
  • возможность использования ресурсов организации на дому.

Важно убедиться, что у конкретного сотрудника, который попал в такие списки, есть все необходимые инструменты для полноценного труда или вы располагаете необходимыми ресурсами, чтобы обеспечить его всем необходимым вплоть до ноутбука.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)) переводе сотрудников на удаленную работу на дому.

Приказ нужно не только издать, но и ознакомить с ним работников под роспись.

Работа из дома: 5 распространенных вопросов и ответы на них

Вопрос № 1

Допустим, вы хотите отправить сотрудника в командировку. Вправе ли он отказаться от нее, если речь идет о поездке в страны с неблагоприятной эпидемической обстановкой?

Ответ

Да, он может отказаться от командировки, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре.

Минтруд напоминает, что есть категории работников, которых нельзя направлять в командировку без согласия:

  • женщин с детьми до 3-х лет;
  • одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет;
  • работников, имеющих детей-инвалидов;
  • работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников;
  • работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
  • инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В любом случае после возвращения из командировки работнику обязательно придется соблюдать карантин.

Вопрос № 2

В городе, где работает сотрудник, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса. Может ли он по желанию перейти на удаленную работу?

Читайте также:  Как получыть рвп по браку в тамбове

Ответ

Может, если согласует этот вопрос со своим работодателем.

Вопрос № 3

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать удаленно?

Ответ

Работодатель действительно вправе отказать в такой возможности. Но с учетом текущих обстоятельств Минтруд надеется на то, что бизнес с пониманием отнесется к необходимости противодействия распространению коронавируса и организует удаленную работу для всех сотрудников, чей функционал позволяет им трудиться дистанционно.

Вопрос № 4

Можно ли заключать и расторгать трудовой договор удаленно?

Ответ

Да, можно. В случае с заключением трудового договора важно:

  • помнить о том, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах;
  • каждый экземпляр должен быть подписан работником и работодателем;
  • работнику передается один подписанный экземпляр трудового договора;
  • возможно подписание трудового договора усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников гл. 49.1 ТК РФ.

В случае удаленного расторжения трудового договора нужно помнить об обязательном соблюдении всех требований трудового законодательства: о сроках и порядке уведомления работодателя (когда инициатива увольнения исходит от работника) и о сроках уведомления и выплат сотруднику (когда увольнение происходит по инициативе работодателя).

Вопрос № 5

Как дистанционная работа влияет на зарплату?

Ответ

Изменение места выполнения трудовой функции никак не влияет на уровень оплаты.

Помимо ответов на распространенные вопросы работодателей Минтруд выпустил памятку о том, как организовать работу в офисе, чтобы не заболеть коронавирусом.

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!

Источник: kontur.ru

New World COVID-19: PLAN B. Как перевести сотрудника на удаленную работу?

В связи с создавшейся на нашем рынке чрезвычайной ситуацией NewBiz запускает серию активностей в поддержку участников рынка под общей концепцией ‘New World COVID-19: PLAN B’.

Мир изменился в считанные дни. Мы все находимся в ситуации турбулентности, неопределенности и тревоги. Нас жестко вытолкнули из зоны комфорта, и нам нужна поддержка.

Давайте вместе примем этот вызов, поможем друг другу мобилизоваться, придумаем и реализуем PLAN B.

На протяжении недели, начиная с сегодняшнего дня, мы будем публиковать материалы на самые «горячие» для бизнеса темы с комментариями специалистов из разных отраслей и наших коллег по рынку.

День 1. HOME SWEET OFFICE: Как перевести сотрудников на удаленную работу?

Сегодня одной из важнейших задач для руководителя бизнеса стал перевод сотрудников на удаленную работу. Времени нет, проекты «горят», а знание законов, регулирующих такие трудовые отношения, никто не отменял.

Мы попросили Вячеслава Лосева, юриста, управляющего партнера юридической компании «Лосев и партнеры», дать ключевые советы о том, как регламентировать перевод сотрудников «из офлайна в онлайн».

Регламент перевода сотрудников на дистанционную работу

Введение дистанционного труда регулируется гл. 49.1 ТК РФ. Статья 312.1 ТК РФ определяет следующие основные признаки дистанционной работы:

  • Работники работают вне места нахождения работодателя и вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя.
  • Для выполнения своих обязанностей и взаимодействия с работодателем работники используют интернет.

На дистанционную работу можно перевести работников, уже состоящих в трудовых отношениях с организацией.

Процесс оформления происходит быстро и без рисков для работодателя в том случае, если работник сам инициирует переход на дистанционную работу.

Намного сложнее перевести человека на дистанционный формат взаимодействия с компанией помимо его воли. Примечательно, что ТК РФ предусматривает упрощенный порядок увольнения сотрудника без его согласия и по инициативе работодателя по причине эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств, но не предусматривает возможности по тем же причинам и так же просто принудительно перевести работника на дистанционную работу.

Так, для соблюдения требований закона необходимо уведомить его о переводе за 2 месяца, предложить другие варианты работы и выполнить еще ряд условий. В текущей ситуации это совершенно неприемлемо.

Можно предположить, что если сейчас работодатель принудительно переведет работника на дистанционную работу с нарушением порядка такого перевода, предусмотренного ст. 74 ТК РФ, то работник сможет оспорить действия работодателя. Вероятнее всего суд все же встанет на сторону работодателя, но риск противоположного решения исключить всё-таки нельзя.

В связи с этим далее сосредоточимся на варианте, в котором работник сам желает (согласен) перейти на дистанционную работу.

Для оформления перехода на дистанционную работу работодатель и работник должны внести изменения в заключенный между ними трудовой договор. Изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодателю желательно получить от работника соответствующее заявление.

Источник: vc.ru