Как составить график отпусков примеры

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Источник: assistentus.ru

Как надо составлять график отпусков по новым правилам – образец на 2020 год

Планирование отпусков позволяет работодателю прогнозировать отсутствие работников на рабочих местах и исключить ситуации, когда это может негативно сказаться на рабочем процессе. Для этого заблаговременно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

Что такое график отпусков?

Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.

В документе содержатся сведения о том, когда каждый из работников планирует выйти в отпуск и вернуться к работе. При этом должны быть предусмотрены ситуации, исключающие прерывание производственного процесса.

Очередность предоставления очередных отпусков закреплена статьей 123 ТК.

Для чего нужен и кому график отпусков?

К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.

Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

  • от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
  • 30-50 тысяч рублей для организации.

Кто составляет график отпусков?

Решение кадровых вопросов является обязанностью соответствующей структурной единицы организации. График отпусков – документ, регулирующий кадровые моменты, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Поэтому планированием отпусков и составлением графика должен заниматься специалист по кадрам или работник, назначенный приказом на исполнение таких функций.

Правила составления

В большинстве организаций для оформления отпускного графика используется утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 форма Т-7. Однако, с введением в действием Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ такая форма перестала быть обязательной. Каждый работодатель вправе самостоятельно разработать форму, утвердить ее и применять, как внутренний документ (п. 4 ст. 9 Закона).

Обязательным является лишь включение в форму следующих реквизитов:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, где документ применяется;
  • содержание;
  • наименование должности ответственного лица, составившего документ, и его подпись с расшифровкой.

График отпусков может быть утвержден приказом. Это требование не является обязательным, достаточно лишь утверждающего грифа руководителя в документе.

На дату утверждения графика в нем должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о работнике.

В соответствии с требованиями ст. 123 ТК график планирования отдыха трудового коллектива должен быть утвержден за две недели до наступления года, на который он составлен. Такой датой является 17 декабря.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2020 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

  1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
  2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
  3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
  4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
  5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:
  • подразделение (отдел);
  • должность в соответствии со штатным расписанием;
  • ФИО без сокращений;
  • номер по табелю;
  • количество дней отпуска;
  • дата его начала.
Читайте также:  Больничный заполнение работодателем образец

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

  1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Образец графика отпусков на 2020 год по форме Т-7

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

  • один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
  • супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
  • работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
  • Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
  • почетные доноры;
  • лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
  • сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Источник: trudtk.ru

График отпусков 2020: образец

График отпусков — обязательный документ для каждого работодателя, независимо от количества работников. За его отсутствие или утверждение позже установленного срока предусмотрены серьезные штрафы. Рассмотрим, для чего нужен этот документ и как его составить.

График отпусков — что это?

График отпусков — внутренний документ работодателя (организации или ИП). Он обязателен как для работодателя, так и для работника (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). Этим документом утверждается очередность ухода в отпуск всех сотрудников.

Составлением графика отпусков, как правило, занимается кадровая служба или администрация организации. Утверждает этот документ руководитель.

Ведение графиков отпусков преследует две важные цели:

  • непрерывность рабочего процесса;
  • реализацию прав работников на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Кому нужен график отпусков?

Минимальной численности, при которой работодатель освобождается от необходимости составлять график отпусков, закон не устанавливает. Из этого можно сделать вывод, что график обязателен, если в организации есть хотя бы один сотрудник.

ИП, работающему в одиночку, график отпусков не нужен.

Если график не ведется, и работники уходят в отпуск по заявлениям, подписанным руководителем, это является грубым нарушением норм трудового законодательства и прав сотрудника (если он, например, не был уведомлен об отпуске заранее). Поэтому рекомендуем составлять график даже при небольшом количестве работников.

График нужно составлять и на сотрудников, работающих в филиалах компании. Как это делать — в форме отдельного документа по каждому офису или одним документом на все филиалы — руководитель решает сам. Закон его в этом не ограничивает.

Когда нужно составить график отпусков?

Утвердить это документ нужно за 2 недели до начала нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График на 2020 год необходимо подготовить до 17 декабря 2019 года.

Срок для внесения изменений и дополнений в график закон не устанавливает, сделать это можно в любое время.

Хранить график отпусков нужно не менее 1 года (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

По какой форме составляется график?

Составить график можно с использованием унифицированной формы Т-7 или разработав свой бланк.

Типовая форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Если вы решили разработать собственную форму этого документа, в нее нужно включить следующие сведения:

  • Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
  • Дату составления документа и его номер.
  • Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
  • Название документа (график отпусков на 2020 год).
  • ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
  • Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
  • Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
  • Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
  • Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
  • Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
  • ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
  • Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).

Как составить график отпусков 2020?

Пройдем процедуру составления графика отпусков 2020 по шагам.

Шаг 1. Сбор информации у сотрудников

Соберите у сотрудников информацию о предполагаемой дате отпуска. Сделать это можно издав приказ по организации:

После того как руководители структурных подразделений предоставят информацию по отпускам сотрудников своих отделов, руководитель передает полученные данные в отдел кадров (вместе с информацией по собственному отпуску и отпуску своих заместителей).

Шаг 2. Составление графика отпусков кадровиками

При подготовке графика необходимо учитывать преимущественное право выбора даты отпуска некоторыми сотрудниками. Сначала они выбирают наиболее удобную для них дату, затем остальные работники.

Сотрудники, имеющие право первоочередного выбора даты отпуска

Категория сотрудников

Основание

Сотрудник, у которого жена находится в декретном отпуске Работники, вызванные из отпуска по производственной необходимости Беременные женщины Один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет Сотрудники, имеющие 3 и более детей, в возрасте до 12 лет Несовершеннолетние работники Сотрудники, работающие по совместительству Супруги военнослужащих

п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Граждане Герои Соцтруда и Труда РФ, полные кавалеры Ордена Славы

п. 2 ст. 6 закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ

Граждане Герои и полные кавалеры Ордена Славы

п. 3 ст. 8 закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1

Граждане, получившие долю радиации в Семипалатинске

п. 15 ст. 2 закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ

Чернобыльцы

п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1

Инвалиды войны

п. 17 ст. 14 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ

Сотрудники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»

п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ

Шаг 3. Утверждение графика отпусков

После составления график направляется руководителю на утверждение. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Читайте также:  Преамбула договора с ип образец

Издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков не нужно, достаточно отметки об этом в правом верхнем углу документа.

Знакомить сотрудников с графиком необязательно, но лучше это сделать во избежание возможных спорных ситуаций. Сделать это можно в отдельном документе или в самом графике, если в нем предусмотрена соответствующая графа.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

За отсутствие графика отпусков, а также за утверждение его позже 17 декабря, работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и ИП составит от 1 000 до 5 000 руб. Для организаций — от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Подводим итоги

  • График отпусков — обязательный документ, составлять который обязаны все работодатели.
  • Отсутствие графика грозит ИП или организации существенным штрафом.
  • Утвердить график отпусков необходимо за 2 недели до начала нового года.
  • Составить график можно как на унифицированном бланке, так и на самостоятельно разработанном.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: blogkadrovika.ru

График отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить отпускные в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 – 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе “Утверждаю” ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе “Номер документа” указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе “Дата составления”.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации – работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Источник: www.audit-it.ru

График отпусков

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работающий гражданин в нашем государстве. Именно об этом идет речь в 5 пункте Конституции РФ. Однако распределить отпускные дни всех сотрудников равномерно в течение всего года – порой задача не из легких. Чтобы определить очередность, согласно которой сотрудники будут отдыхать, необходимо ежегодно составлять график отпусков. О том, как это сделать правильно, пойдет речь в статье.

Общие правила

Чтобы график действительно работал, а не составлялся «для галочки», важно сделать его удобным как для работодателя, так и для сотрудников.

Процедура составления графика отражена в следующих документах:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор.

Также это могут быть иные акты, выбор которых зависит от решения руководства организации. Примечательно, что строгих правил составления этого документа не предусмотрено. Обязательным требованием является лишь указание в графике основной информации о сотруднике, даты, продолжительности отдыха. Если отпуск делится на несколько частей (такая практика встречается часто), эти данные также указывается.

Читайте также:  Образец искового заявление несколько истцов Правовой центр

Самый короткий отпуск (согласно статье 115 Трудового Кодекса) длится 28 календарных дней (к/д).

Однако для некоторых категорий отпуск может быть более длинным:

  • 31 к/д для сотрудников младше 18 лет (статья 267 ТК);
  • от 30 до 40 суток для спасателей согласно ФЗ № 151 от 22. 08. 1995 (отметим, что эта цифра зависит от непрерывного периода работы в данной организации);
  • от 42 до 56 к/д согласно ФЗ № 136 от 7 ноября 2000 года и Постановлению Правительства № 466 от 14 мая 2005 года для педагогов и лиц, работающих с химоружием;
  • 30 к/д для сотрудников с инвалидностью (ФЗ № 181 от 24.11.1995).

Кроме того, согласно ст. 122 ТК РФ есть такие категории сотрудников, отпускные периоды которых можно пересмотреть:

  • женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам (как правило, один вид отпуска здесь плавно перетекает в другой: женщина отдыхает, меняются лишь основания для этого);
  • работники, которые стали приемными родителями для ребенка младше 3 месяцев;
  • несовершеннолетние работники.

Также перенос отпускного периода допустим для мужчины-сотрудника организации, если его супруга находится в отпуске по беременности и родам. О данной возможности говорит статья 123 Трудового Кодекса.

Совместители – еще одна категория работников – могут «отгулять» отпуск в то же время, что и на основном месте работы. Для этого совместителю достаточно предоставить в отдел кадров сведения об отпускном периоде.

Отдельная категория – многодетные сотрудники, воспитывающие детей не старше 12 лет. Относительно недавно, 11.10. 2018 года вступил в силу закон №360, которые дополнил содержание ТК РФ. Так, если многодетный родитель воспитывает детей не старше 12 лет, он может уйти в отпуск в любое время в течение года. Согласно Письму Министерства Труда №14-2/ООГ-9166 от 20 ноября 2018 года возраст несовершеннолетних рассчитывается на тот год, в котором происходит распределение отпусков и составление графика. То есть, сотрудник может пойти в отпуск, согласованный ранее, даже если к этому времени одному из детей (а в случае с двойняшками и близнецами двум) исполнится 12 лет.

В любое время отпуск могут «отгулять» работники, которые награждены орденом «Почетный донор», супруги военнослужащих, лица, на иждивении которых находятся дети-инвалиды (до наступления совершеннолетия).

Внешний вид документа

Внести все данные сотрудников, не потеряв и не перепутав ничего, невероятно сложно, если составлять график в произвольном формате. Чтобы этого не произошло, кадровики используют специальную форму 7.

Многим известно, что утвердить график отпусков нужно за 14 дней до окончания календарного года, то есть не позже 15 декабря. Поэтому его планирование может начаться уже в середине года (на этом этапе собираются заявления, в которых работники указывают, помимо остальной информации, когда желают отдохнуть).

На этапе подготовки заполняются столбцы с первого по шестой. 7-9 столбцы (которые посвящены переносу отпускного периода) лучше оставлять пустыми. Эти данные заносятся вручную в течение года, если отпуск переносится. Лучше, если в документе будет дополнительная колонка «с графиком ознакомлен». Здесь каждый сотрудник должен расписаться напротив собственной фамилии. Если такого раздела нет, рекомендуется составить так называемый лист ознакомления (является приложением к основному документу). Помните, что оповестить сотрудника о том, когда у него ожидается отпуск, необходимо не позднее, чем за 2 недели (согласно статье 123 Трудового Кодекса РФ).

Пока график не утвержден руководством организации, он считается проектом. После утверждения он отправляется в профсоюз (ст. 372 ТК РФ). Однако сегодня далеко не в каждой компании функционирует данная организация. Если такого органа в компании нет, то в графике обязательно ставится соответствующая пометка.

После того, как с утвержденным графиком ознакомлены все работники организации (под роспись), он хранится в бухгалтерии или в отделе кадров.

Если работодатель не уведомил сотрудника об отпуске за 2 недели до его наступления, работник вправе отказаться от указанного периода по письменному заявлению. При этом работодатель обязан согласовать с сотрудником дату, на которую будет перенесен отпуск. Если же работник идет в отпуск согласно графику, заявление ему писать не нужно.

Кроме того, законодательством предусмотрены ситуации, когда подача заявления на отпуск становится процедурой обязательной:

  • сотрудник относится к одной из вышеуказанных категорий, претендующих на отпуск в удобное время
  • работник уходить отдыхать раньше, чем через полгода непрерывной работы после подписания соглашения с руководителем.

Важный факт: Роструд рекомендует указывать день, месяц, год отпуска в графике и обязательно согласовывать ее с сотрудником (перед тем, как расписаться, работник должен увидеть дату).

Изменения в графике отпусков

Составляя документ по правилам, согласно букве закона, важно помнить, что он является обязательным для всех участников рабочего процесса (как для сотрудников, так и для руководителей). А потому любые изменения в графике отпусков должны согласовываться в двустороннем порядке. Для редактирования документа используются графы с 7 по 9.

Отметим также, что форма 7 предусматривает наличие графы 10. Она заполняется в следующих ситуациях:

  1. Когда причина переноса отпуска отражена в ч.3 ст. 124 Трудового Кодекса (перенос отпуска может отрицательно сказаться на работе организации).
  2. Если причина переноса отражена в ч.2 ст. 125 Трудового Кодекса. Здесь речь идет об отзыве отпуска и его переносе на будущий год.

В течение года некоторые работники увольняются, а также появляются новые сотрудники. Возникает вопрос с включением отпусков вновь прибывших в общий график. Как это сделать правильно?

Закон допускает следующие варианты:

  • изменить ранее составленный документ;
  • составить еще один график.

Для чего необходим график отпусков

Отпуск – не просто право сотрудника, которое отражено в Трудовом Кодексе. Его предоставление является еще и обязанностью работодателя. Ситуации, когда по обоюдному решению сторон отпуск переносится на другой год, не редкость. Однако самодеятельность такого вида карается законом. Согласно ч. 4, ст.124 ТК РФ отсутствие отпуска в течение 2 лет подряд недопустимо. Возникает вопрос: как обязать сотрудника сходить в отпуск, если он отказывается, желая, например, заработать побольше или отгулять два отпуска подряд в одном году? Ответ прост: уведомить сотрудника о данном факте официально. Для этого и нужен грамотно составленный график отпусков.

Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение, за которое предусмотрено соответствующее наказание (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 тысячи до 5 тысяч рублей – штраф для должностных лиц;
  • штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей для юрлиц, либо приостановка деятельности организации на 90 дней.

Однако отметим, что, согласно ст. 305 ТК РФ и Письма Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1, ИП могут работать без составления графика, если порядок предоставления ежегодного отпуска определяется соглашением сторон.

Еще одна причина составления такого документа – выстраивание очередности отпусков сотрудников. Согласитесь, нельзя допускать ситуации, когда большая часть сотрудников одного отдела ушла в отпуск. График решает и эту проблему.

Где используется

Казалось бы, достаточно составить график отпусков, ознакомить с ним сотрудников, подшить в папку и убрать за ненадобностью в дальний ящик. Но не все так просто.

Этот документ нужен прежде всего руководителям как отделов, так и всей организации. Важно понимать, кто, когда и насколько уходит в отпуск, чтобы вовремя «закрыть пробел» в виде отсутствующего сотрудника (особенно если речь идет об ответственной должности).

Также график необходим для грамотного ведения бухгалтерии организации: на основе информации из него формируется финансовый резерв на будущую оплату отпусков.

Наконец, график отпусков – один из наиболее часто запрашиваемых документов при проверке организации трудовой инспекцией.

Примеры для скачивания

Не обязательно составлять документ самостоятельно. Достаточно скачать образец графика отпусков и заполнить его. Сделать это можно на нашем сайте.

Источник: delosmelo.ru