Когда начальник уходит в отпуск

Как выжить, когда директор уходит в отпуск?

Начальник уходит в отпуск. В голове у него уже море, солнце, пляж, а у секретаря начинается суматоха и неразбериха. Есть, конечно, максимально организованные помощники и секретари, для которых это совсем не проблема и механизм передачи дел отлажен. Увы, таких единицы.
В этой статье я постараюсь дать несколько рекомендаций, как сделать процесс передачи дел более простым и понятным. А так же, как сделать уход и приход руководителя в отпуск для процесса работы секретаря безболезненным.
Все ли шаги записаны по проекту «Х»? А по проекту «У»? Что отвечать на случай форс-мажора партнерам, поставщикам? Что делать со срочными вопросами, которые заместитель директора не в состоянии решить или не знает тонкостей?
Для начала пропишите план приема или контроля дел, где все пункты будут разделены согласно правилу семи. Это простое и старое правило, где в поле зрения и внимания человека одновременно может быть семь плюс или минус два предмета. Исходя из этого, делайте наброски и пишите категории. Они будут меняться, дополняться и в итоге задачи и дела будут сами по себе всплывать и подходить под разные категории. Это позволит Вам построить свое мышление так, чтобы охватить как можно больший круг дел. Проверено на практике! Пробуйте!
Еще одна маленькая хитрость, как сделать процесс передачи дел более эффективным. Начните писать свой план за 2-3 дня. Уделяйте этому в день от 15 минут, все записывайте. Никогда не работайте без ручки и бумаги или компьютера, т.к. это напрасная трата времени. Все равно все забудете! Такой подход дает Вам много возможностей и плюсов. Для начала руководитель тоже будет готовить свой план передачи дел и при столкновении Вашего и его получится хорошая сборка, где что-то упустить шансов еще меньше. А еще это хорошая тренировка для Вас, т.к. в будущем Вы тоже будете руководителем и сможете дать своему помощнику полезный совет, проверенный на практике.
Вечер последнего рабочего дня руководителя. Вам кажется, что все учли и все прописали: как себя вести в плановых задачах.

Однако, проходит несколько дней и всплывает срочный вопрос , который совершенно случайно не попал в поле обсуждения накануне отъезда директора. Что делать? Варианты есть, и осталось только пробовать. Для начала думаете сама как поступить и что предпринять, если решения нет или сомневаетесь, то обращаетесь к исполняющему обязанности директора на время отпуска. Бывает так, что эта роль ваша и вот здесь наступает ужас, т.к. директора тревожить не хочется, а в решении сомневаетесь. Как поступить? Начните с того, что узнайте можно ли решение вопроса отложить до приезда директора. Если такой возможности нет и помогать с решением некому, то запросите отсрочку хотя бы на 2-3 дня. За это время могут появиться еще вопросы аналогичного характера. Таким образом, накопив 2-4 вопроса, вы аккуратно дайте знать руководителю, что нужна его помощь срочно. В целом каждый руководитель оставляет координаты для связи и всегда готов помочь. Все дело в том, что не хочется его беспокоить! Так вот, чтобы не делать это несколько раз, накопите несколько вопросов и одним разом решите, если это действительно так срочно.

Безусловно, то, что интенсивность работы в такие периоды у помощников или секретарей увеличивается.

Как справиться и не «разорваться» на работе? Здесь помогут основы тайм-менеджмента. Возможно, Вы их знаете и это хорошо, освежим. Вот некоторые из них:

1. планировать неделю в пятницу, а в понедельник делать правки;
2. планировать день с вечера: сегодня планирую завтрашний день, а завтра утром могу только делать маленькие изменения;
3. распределяйте день в пропорциях 60/40, где 60 – выполнение плановых задач, а 40 – резерв для непредвиденных задач;
4. если у Вас день – полностью непредвиденные задачи, то подумайте, сколько есть «спокойного» времени, для выполнения плановых и, исходя из этого, стройте неделю и каждый день;
5. помните, что каждые 2 часа у вас должен быть перерыв 5-7 минут (работа без перерыва приводит к снижению скорости и качества);
6. наведите порядок и поддерживайте его на рабочем столе и самое главное – в голове!
7. обязательно имейте план, где выполненные задачи будут отмечены любым знаком;
8. помните, что выполненный план дня на 100% – это положительные эмоции при уходе домой и удовлетворенность собой, как работником!

Вот и пролетел отпуск, и вернулся директор. Физически он здесь, а мысли все еще там, в теплых странах или на снежных склонах. Как быстрее его привести в чувства? Ведь так хочется передать все дела и вернуться в обычное русло.

Важно в этот первый день после возвращения не сваливать на него все. Постарайтесь дать самое срочное и не емкое. Пусть он займется 2-мя срочными задачами, а не 9-тью важными. Руководитель может и сам проявить инициативу и запросить все дела к передаче, однако, дайте понять очень мягко, что все терпит до завтра и то, что Вы его, как бы оберегаете от того, что сейчас одним большим «скопом» все на него свалите.

После первого дня адаптации, на второй можно передать основную часть задач и последние изменения. Оставьте что-нибудь незначительное на 3-й день. Только помните, что это действительно должно быть незначительным. Такой механизм позволит Вам безболезненно ввести руководителя в курс дел и ничего не упустить. Ну, или сделать это с минимальными потерями для компании.

Как говорит моя помощница: «Хоть 4 раза в год Вы будете отдыхать, меня это не смутит!» Такого ответа мы добились благодаря тем рекомендациям, которые, я осветила Выше. Если Вы уже успели заметить, то ставку мы делаем на то, что все в этой жизни степенно и важен порядок. В этом помогает тайм-менеджмент, хорошие человеческие взаимоотношения и продумывание решений на случай форс-мажора. Еще важно – мы помним, что работаем, чтобы жить и наслаждаться, чего и Вам желаю! Успехов и развития!

Источник: www.newwoman.ru

Если директор уходит в отпуск

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор – это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 “График отпусков”, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье “График отпусков: составляем круглый год” // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка “С приказом (распоряжением) работник ознакомлен”. Смотрите образец 1 на следующей странице.

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: “В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)”.

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах” (далее – Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Читайте также:  Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Директор – первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 – 186 Гражданского кодекса:
– доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
– в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
– срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)”.

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 “О порядке оплаты временного заместительства” прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: “При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата”.

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье “Материальная ответственность руководителя компании” (“Зарплата”, 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

Источник: xn--m1adakd.xn--p1ai

Директор в отпуске: кто подписывает документы?

Подписывать важные документы может не только руководитель. Особенно остро этот вопрос стоит, когда начальство ушло в отпуск. Кто может заместить его? Кто подпишет приказы, больничные листы и др. вместо него? Поможем сориентироваться.

Отпускной статус

Трудовой кодекс предоставляет право на оплачиваемый отпуск гендиректору организации (президенту, руководителю) наравне с другими наемными работниками. При этом начальник имеет гораздо больше полномочий, чем штатный работник. Поэтому, чтобы предприятие не замерло во время его отсутствия, на выполнение функций управляющего должен быть поставлен другой человек.

Как и для любого подчиненного, время болезни и отпуска в прямом смысле не оплачивается заработной платой, так как это не рабочее время. Вместо этого, есть отпускные и больничные выплаты. Кроме того, начальник во время пребывания в отпуске или на больничном формально не является должностным лицом компании и не может исполнять свои обязанности. В том числе, подписывать различные документы предприятия: приказы и прочее.

Передача полномочий

Принимать решение о заместительстве необходимо в отдельных случаях отсутствия начальника. Если же отсутствие будет краткосрочным, то в этом нет нужды.

Итак, перед тем как уйти в отпуск, руководящий компанией должен назначить работника, который будет его замещать, оформив соответствующий приказ. В этом документе оговаривают, что лицо, исполняющее обязанности управляющего, уполномочено осуществлять временное руководство предприятием. Он подписывает документы, когда директор отсутствует, заключает с новыми работниками трудовые договоры, заверяет бумаги налоговой и бухгалтерской отчетности, представляет фирму в судах, государственных органах и прочее. Приказ – это действующий документ для деятельности внутри предприятия.

Читайте также:  Отличие договора подряда от трудового договора

Доверенность на полномочия гендиректора

Кроме приказа, необходимо сделать доверенность на передачу всех (или части) полномочий руководителя. Она нужна в том случае, если по уставу организации нет возможности передать полномочия в отсутствие начальника.

Оформляют доверенность на фирменном бланке с определенными реквизитами. В ней приводят данные по срокам действия, дате выдачи, кому выписана, составу полномочий, подпись действующего начальника компании. Если в доверенности не указан срок, то она актуальна в течение одного года с момента выдачи. Все требования и правила по оформлению такого документы указаны в статьях 185 и 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверенность должна обязательно иметь подпись руководителя, дату подписания и печать, если фирма с ней работает.

Имейте в виду: без доверенности во время отсутствия начальника организация не сможет работать бесперебойно, приостановятся выплаты зарплат, отпускных и больничных. Уполномоченный заместитель, имея официальный документ, сможет распоряжаться деньгами компании и совершать необходимые закупки, продажи, подписывать важные бумаги.

Доверенность в любое время может быть отменена начальником. Вправе от нее отказаться и сотрудник, на которого она выписана. Но только не в случае безотзывной доверенности (ст. 188.1 ГК РФ). Ее можно отменить только в определенных случаях.

Кто может быть заместителем

В крупных компаниях у гендиректора для временной передачи управления обычно есть штатный заместитель, у которого в трудовом договоре прописана обязанность замещать первого при необходимости. Между сторонами трудового договора по соглашению устанавливается размер дополнительной оплаты заместителю как лицу, совмещающему должности (ст. 151 ТК РФ). Как правило, его величина равна разности окладов начальника и замещающего.

Если нет штатного заместителя

Зачастую, в небольших организациях и у ИП нет штатного заместителя. В таком случае полномочия можно передать одному из руководителей подразделений для совмещения должностей. Перед тем, как издать приказ, нужно подписать соглашение, которое будет дополнением к трудовому договору. В нем прописывают срок исполнения обязанностей директора и размер полагающейся доплаты.

Начальник в приказе о совмещении должностей должен указать:

  • конкретные полномочия заместителя (т. е. какую работу ему придется выполнять и в каком объеме);
  • сроки выполнения замом полномочий;
  • конкретный размер доплаты;
  • имеет ли право заместитель подписывать финансовые документы.

Закон не предъявляет конкретных требований к временно исполняющему обязанности начальника лицу. Тем не менее, его квалификация должна быть высокой, что бы он смог грамотно управлять бизнесом.

Еще один вариант – работник, который не совмещает свою должность с обязанностями управляющего, а временно переведен на такое место. Процедура перевода прописана в ст. 72.2 ТК РФ. Такой перевод может быть на срок до одного года. Но если срок истек, а замещающему сотруднику не было предоставлено прежнее место работы, то перевод автоматически перетекает в постоянную работу.

Не стоит забывать, что при переводе сотрудника на замещающую должность освобождается участок выполняемой им работы. Так что, придется искать на его место другого человека. Поэтому перевод работника не очень удобен и требует больших усилий.

На ком ответственность в отсутствие гендира

За ущерб, причиненный компании, материальную ответственность всецело несет исполняющий обязанности руководителя (ст. 277 ТК РФ). Помимо этого, он несет правовую ответственность за причиненные убытки. Об этом говорит Закон об ООО (п. 2 ст. 44) и Закон об акционерных обществах (п. 2 ст. 71).

Если же руководитель не оставил уполномоченного заместителя, то за все случившиеся происшествия в его отсутствие нести уголовную, административную и материальную ответственность будет он сам.

Учтите: очень желательно, чтобы сотрудник для временного исполнения обязанностей директора знал гражданское, налоговое, трудовое законодательства, законы о рекламе, внутриотраслевые стандарты, лицензионные и антимонопольные правила. Если на предприятии не найдется такой человек, то на должность руководителя лучше пригласить компетентного специалиста со стороны и заключить с ним срочный трудовой договор.

Руководитель никого не назначил

Если директор, уходя в отпуск, никому не передал свои полномочия, то для организации такое положение вещей будет весьма плачевным. Любые наличные или безналичные выплаты будут приостановлены, потому что для таких денежных операций нужна подпись главного должностного лица на документе о платеже. А подделка подписи начальника недопустима, как, впрочем, и проставление подписей на пустых бланках «наперед».

Действия кадрового отдела

Если директор в отпуске и некому подписать документы, приказы об увольнении, приеме работников, на командировку, отпуск, больничные листы и т. п., то работа кадрового отдела полностью парализована. Невозможным станет подписание контрактов и заключение важных сделок, финансовое благополучие и весь производственный процесс компании окажутся под угрозой.

Есть надежные варианты передачи полномочий, когда директор уходит в отпуск. Нет необходимости оставлять компанию без присмотра. Мудрый управляющий, уходя на отдых, должен оставить своему заместителю памятку о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов, платежей по договорам, а также оставить номера телефонов клиентов, заказчиков и партнеров по бизнесу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: buhguru.com

Кто подписывает документы, если директор в отпуске

Вопрос о том, кто подписывает документы, если директор в отпуске крайне актуален. Руководство предприятия, также как и другие его сотрудники, имеют право на ежегодный отдых. При этом, в некоторых случаях начальник продолжает выполнять свои обязанности. Учитывая это, следует определить, может ли директор в отпуске подписывать документы и каким образом это происходит.

Общие понятия

Отпуска руководителям предоставляются в таком же порядке, как и другим сотрудникам. Об этом свидетельствует ст. 43 ТК РФ, где идет речь о том, что действие коллективных договоров распространяется на всех работников, в том числе и на директора предприятия. Очередность устанавливается принятым графиком, а минимальная длительность ежегодного отдыха – от 28 дней.

Важно знать! Несмотря на это, руководитель может продолжать выполнять определенные обязанности, находясь вне рабочего места. Это очень важно учитывать, чтобы выяснить, кто имеет право подписи на время отпуска директора. В период пребывания на отдыхе, начальник только частично освобождается от исполнения своих функций.

Подпись документов в период отпуска

В норме, на руководителя возлагаются широкие полномочия и спектр обязанностей. Однако, как было отмечено, начальник также имеет право пойти на ежегодный отдых.

Очевидно, что когда директор уходит в отпуск, работа предприятия не останавливается. Поэтому в период отсутствия руководителя его функции должен выполнять другой человек.

Делегирование полномочий

В случае отпуска генерального директора, как единственного учредителя, происходит возложение его обязанностей на заместителя либо другого сотрудника. Следовательно за ним сохраняется право на подписание различных документов, пока руководитель отсутствует.

С целью делегирования полномочий оформляется соответствующий приказ. В нем необходимо указать сведения, которые отражают характер новых обязанностей заместителя.

В документе указывают:

  • ФИО работника;
  • Наименование организации;
  • Возлагаемые на сотрудника полномочия;
  • Права на совершение сделок, подпись документов;
  • Срок исполнения обязанностей руководителя.

Предпочтительно привлекать к исполнению обязанностей директора на время отпуска штатного заместителя. Но на многих, особенно небольших предприятиях, сотрудник с такой должностью отсутствует. В данном случае передавать полномочия можно любому работнику на основании письменно оформленного приказа.

Следует отметить, что можно делегировать не все обязанности руководителя, а только право подписи. Она передается заместителям или секретарям (в зависимости от специфики организации). Перепоручение оформляется посредством доверенности или приказом.

Первый вариант используется при условии, что действие либо бездействие уполномоченного сотрудника может спровоцировать негативные последствия для предприятия. Поэтому если такой риск отсутствует, оформляют локальный акт.

Как правило, в нем указывают возможные варианты обращения с документацией:

  • Подпись исходящей корреспонденции;
  • Решение кадровых вопросов;
  • Оформление и подписание договорных документов.

Обычно право подписи передают на ограниченный временной промежуток. Однако иногда возможны исключения, при которых работа с документами предоставляется сотрудникам, даже когда директор уже вернулся из отпуска.

Если заместителя нет

При отсутствии определенного работника, или в данном случае руководителя, который ушел в отпуск, оформляется договор на временного сотрудника. Такая процедура может реализоваться различными способами.

Читайте также:  II. Государственная регистрация нормативных правовых

К ним относятся:

  • Временное заместительство (перевод с одной должности на место руководителя);
  • Совмещение (одновременное выполнение своих должностных обязанностей и функций директора);
  • Оформление срочного трудового договора (в случаях избрания на должность).

Решение о варианте возложения обязанностей директора на время отпуска, как правило, избирается владельцем предприятия. Таким образом определяется лицо, которое имеет право ставить подпись к документах, участвовать в оформлении сделок и других операциях.

Оформление заместителя осуществляется в соответствии с требованиями ТК РФ. В трудовой договор вносятся изменения (в случае если выбранный на должность И.О. директора уже устроен на данном предприятия), либо оформляется в срочном порядке.

Сохранение права подписи

На законодательном уровне не прописана необходимость возложения обязанностей руководителя на другого сотрудника. В случае, если замещение генерального директора на время отпуска не оформлялось, за ним сохраняется право на работу с документами. Однако такое явление не всегда считается обоснованным, поэтому лучше не пренебрегать возможностью воспользоваться помощью заместителя.

Сохранение права подписи возможно в случае, если директора срочно отзывают из ежегодного отдыха. Как правило, такое происходит при непредвиденных обстоятельствах или чрезвычайных происшествиях. Руководителя оповещают, после чего оформляется соответствующее распоряжение в письменной форме.

В нем необходимо указать:

  • Основания для отзыва;
  • Дата, с момента которой директор возвращается к исполнению должностных обязанностей;
  • Информация о том, когда руководитель может вернуться на отдых;
  • Сведения касательно перерасчета отпускных.

Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета. Неиспользованные дни отпуска обязаны сохранить за директором.

Основные нарушения

Иногда руководство сталкивается с трудностями при поиске сотрудника с целью замещения. Возлагаемые обязанности могут не соответствовать квалификации и действующей должности работника. В таких ситуациях не исключается риск ошибок, которые в дальнейшем способны привести к проблемам.

Наиболее распространенное нарушение заключается в том, что директор, в период пребывания на отпуске, продолжает самостоятельно подписывать документацию, не глядя на то, что его обязанности исполняет заместитель. В дальнейшем это приводит к несоответствиям, к которым могут негативно отнестись контролирующие органы. Если руководитель переложил свои полномочия на другого сотрудника, то заниматься оформлением бумаг может только он.

Важно знать! Аналогичный механизм действует в отношении оформления различных сделок. Если соглашения подписывалось директором, когда он пребывал в отпуске, а не заместителем, это может стать основанием для оспаривания решений второй стороной. В некоторых случаях это используется в качестве весомого аргумента при рассмотрении судебных исков.

Претензии со стороны налоговой

Потенциальный риск также связан с несоответствием подписей в документации. В контролирующих службах всегда внимательно следят за отчетностью. Если в ней стоит подпись директора, который должен был в этот период находиться в отпуске, это может расцениваться как служебный подлог. Это, в свою очередь, является уголовно наказуемым преступлением, за которое полагается аналогичная ответственность.

Это еще раз указывает на то, что если руководитель идет на отдых, ему следует передать полномочия заместителю. Такая процедура исключает риск возможных претензий со стороны налоговой службы или разнообразных коммерческих рисков.

Выход в отпуск директора предприятия – процедура, которая четко регламентируется трудовым правом. При этом нередко возникает вопрос о том, может ли руководитель находясь на отдыхе, подписывать официальные документы или совершать другие операции. В целом, делать это не запрещено, однако такие действия связаны с определенным риском. В соответствии с законом, при выходе в отпуск следует передать обязанности другому сотруднику, который выполняет функции заместителя.

Источник: trudopravo.ru

Генеральный директор уходит в отпуск. Как его правильно оформить?

Директор фирмы – такой же работник, и ему тоже нужен отдых. По Трудовому кодексу отпуск полагается всем работникам организации, и оформляются отпуска по нормам кодекса. Оформление отпуска достаточно традиционная и хорошо прописанная процедура. Однако отпуск генерального директора может и не ТК регулироваться, а совсем другим документом. Даже такой вопрос как заявление на отпуск не совсем ясно как провести, особенно, если генеральный директор является одновременно и учредителем компании. Чтобы правильно оформить отдых директора, нужно учесть несколько нюансов.

Как оформить отпуск генеральному директору

Так как директор фирмы назначается учредителем или собранием учредителей, большая часть его трудовой деятельности регулируется уставом фирмы. Если в Уставе не прописаны какие-то условия , нужно действовать по нормам трудового кодекса.

Поэтому и получается, что при оформлении отпуска директора нужно:

  • заглянуть в Устав – есть ли там условия об оформлении отпуска наёмному директору;
  • если есть, отпуск оформляется по Уставу;
  • если нет – по ТК.

Отпуск по Уставу

Если в главном документе фирмы есть условие о том, что вопрос об отпуске директора решается собранием учредителей, то действовать нужно по такому алгоритму:

  • директор пишет заявление председателю собрания учредителей или единственному учредителю вот такого плана ;
  • собрание выносит решение;
  • издаётся приказ;
  • назначается исполняющий обязанности директора.

При этом приказ будет не по форме Т-6, а по основной деятельности (образец посмотрите здесь ). И подписываться он будет самим директором. В приказе нужно указать:

  • на какой срок предоставляется отпуск директору;
  • кто будет замещать его на время отдыха.

Основанием к приказу будет решение учредителя (собрания учредителей).

Как только отпуск директор отгуляет, кадровик должен будет занести данные об отпуске в график отпусков и в личную карточку Т-2.

Если директор – единственный учредитель

В этом случае заявления никакого писать не нужно, алгоритм намного проще:

  • оформляется решение учредителя о предоставлении отпуска самому себе, как директору;
  • издаётся приказ по форме, представленной выше.

И точно так же данные об отпуске заносятся в график и в карточку Т-2.

Отпуск по ТК

Если в Уставе фирмы нет ни слова об отпуске директора, будем руководствоваться нормами Трудового кодекса.

В конце года составляется график отпусков и директор должен сам решить, когда ему идти в отпуск. Минимум за две недели до отпуска кадровик должен предупредить директора о начале отдыха. Описки здесь нет, именно кадровик предупреждает!

В отношении других сотрудников уведомление о начале отпусков визирует директор или кадровик по доверенности. Но в этом случае, даже если доверенности у кадровика нет, то предупреждать директора всё равно должен именно он. Иначе возникнет абсурдная ситуация – директор предупредит сам себя. Тем более, законом это не запрещено.

За три дня минимум до отпуска издаётся приказ Т-6. Подписывать его будет сам же директор. Приказ директора на самого себя, образец которого можно тут посмотреть , визируется директором и в строке руководителя, и в строке ознакомления.

Временное исполнение обязанностей

Обычно в должностной инструкции директора или в Уставе фирмы прописывается условие о том, кто будет замещать руководителя во время его отпуска. Часто ВРИО назначается заместитель директора или другой сотрудник из административного персонала.

Основанием замещения будет приказ о временном исполнении обязанностей, образец которого можно скачать здесь .

В приказе обязательно указывается лицо, которое будет замещать директора, и доплата за совмещение.

Отзыв директора из отпуска

По 125 статье ТК отзыв из отпуска допустим, но с оговоркой – нужно согласие отпускника на досрочный выход на работу.

Отзыв также оформляется по-разному – по Уставу или по ТК. Алгоритм отзыва по Уставу такой:

  • учредитель или собрание учредителей выносит решение об отзыве с указанием конкретной даты (при этом обязательно нужно указать уважительную причину, например, производственная необходимость или решение важной проблемы);
  • на основании решения издаётся приказ об отзыве за подписью учредителя;
  • с приказом нужно ознакомить директора под роспись.

Если же директор действует по ТК или он сам учредитель фирмы, просто издаётся приказ о досрочном выходе из отпуска.

Не забудьте фактически использованный отпуск генерального директора занести в график и карточку Т-2.

Источник: pravo-v-dele.ru