Опись трудовых договоров уволенных работников образец

profjurist.ru

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего. Год закончился — закрыли дело, открыли новое. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

По отпускам — свое номенклатурное дело.

Документы на уволенного работника хранятся отдельно от работающих, отдельно личная карточка работника Т-2, отдельно трудовые договоры. Документы должны быть разложены в номенклатурных делах по срокам хранения.

Внутренняя опись документов личного дела

12908 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Как сдавать трудовые договора в архив

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Содержание: Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Как правильно сшивать трудовые договоры уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Ответ на вопрос: Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела сотрудников

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Как хранятся трудовые договоры?

Особенности кадрового делопроизводства > Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами.

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

  1. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  2. копия документа, удостоверяющего личность;
  3. внутренняя опись документов дела;
  4. копии документов об образовании;
  5. характеристики и рекомендательные письма;
  6. аттестационные листы;
  7. отзывы должностных лиц о работнике;
  8. фотографии;
  9. личные заявления работника;
  10. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
  11. анкета;
  12. личный листок по учету кадров;
  13. копия ИНН;
  14. должностная инструкция;
  15. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  16. трудовой договор;
  17. дополнение к личному листку по учету кадров;
  18. заявление о приеме на работу;
  19. автобиография;
  20. справки о состоянии здоровья;

1. Приказы о приеме, переводе,

Как правильно архивировать трудовые договоры уволенных

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст.656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Как архивировать трудовые договоры с работниками?

  1. Важно Темы:
  2. Хранение документов
  3. Кадровое делопроизводство

Вопрос Как правильно сшивать трудовые договора уволенных сотрудников для сдачи в архив? Приказы по личному составу знаю как сшивать и делаю это ежегодно, а вот трудовые договора не знаю как. У меня два варианта: — сшивать вместе с приказами по личному составу; — сшивать трудовые договора в отдельную папку.

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Внутренняя опись документов личного дела

Узнайте, как правильно составить опись документов в личном деле работника.

Скачайте образец описи и список обязательных документов. Что скачивают ваши коллеги: Используйте готовый образец В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку.

Источник: profjurist.ru

Книга регистрации трудовых договоров

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Читайте также:  Что делать, если страховая компания ОСАГО или КАСКО обанкротилась

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • фамилия-имя-отчество сотрудника;
  • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  • должность;
  • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  • конфиденциальность;
  • простата оформления и заполнения документа;
  • более легкий контроль за ее сохранностью;
  • минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Источник: assistentus.ru

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

В 2015—2016 гг. документы сдали в архив (крайние даты 1980 — 2015), изначально их приняли у нас без описей, но сейчас поступил запрос на их оформление. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения? Или необходимо делать разбивку по годам?

В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

Дискриминация Работника в режиме рабочего времени и времени отдыха, оплате труда и других существенных условиях работы по причине его участия в профсоюзе не допускается. 4.1.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Для ее оформления существует унифицированная форма, утв. Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

Какая ошибка в ведении журнала регистрации трудовых договоров считается существенной? Ошибка в названии должности – существенная? И в самом журнале, получается, нельзя ошибку исправлять, обязательно новый заводить? И еще по поводу ведения журнала в электронной форме – нужно ли его распечатывать, например, раз в квартал (год, 3 года и т.п.) или можно хранить только в электронном виде?

Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Опись материалов личных дел работников — что это такое

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов — такой журнал. для регистрации платежных ведомостей — такой журнал .

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Самим гражданам, порой, так же может понадобиться подтверждение своей правоты в виде трудового договора, который гражданин заключал с каким-то работодателем некоторое время назад.

Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года: Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Работнику выплачивается вознаграждение по результатам работы за год в размере _______________ руб. 6.1. Работнику устанавливается нормированный (ненормированный) рабочий день. 6.2.

Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив? Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование?

Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив? Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование?

Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

Читайте также:  Со скольки денег начинается уголовная ответственность

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых 1.Формирование в дела приказов по личному составу Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000)

Под архивом могут пониматься:

  • специализированные учреждения, где собираются федерального, регионального или местного значения;
  • отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть.

В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Образец трудового контракта по найму и оплате труда директора (генерального директора) общества, заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Работник подчиняется непосредственно руководителю ____________________________ ___________________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) а также директору предприятия. 3.4.

Например, Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 личных дел. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Присвоенные номера описям сохраняются, нумерация дел в описи «сквозная», продолжается за несколько лет.

Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Образец трудового договора с учителем старших классов средней общеобразовательной школы. заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Образец договора о полной индивидуальной материальной ответственности продавца-кассира, заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Спасибо за ответ. Немного запуталась, а как быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица. И в описи дел «принят-сдал» поставить подпись одного лица?

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

Оформляется документ так: прописывается название фирмы, место и дата составления акта; вставляется гриф утверждения директора; пишется – кто кому передаёт документы; заполняется таблица; проставляются визы всех членов комиссии.

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Трудовой договор – это соглашение между Работодателем и Работником. Работодатель обязуется предоставить Работнику работу в соответствии с его трудовой функцией, а Работник обязуется лично выполнять эту трудовую функцию.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Источник: classicdb.ru

Опись трудовых договоров уволенных работников образец

В 2015—2016 гг. документы сдали в архив (крайние даты 1980 — 2015), изначально их приняли у нас без описей, но сейчас поступил запрос на их оформление. Я могу составить им одну опись за все года по постоянному сроку хранения и одну по долговременному сроку хранения? Или необходимо делать разбивку по годам?

В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас.

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

Дискриминация Работника в режиме рабочего времени и времени отдыха, оплате труда и других существенных условиях работы по причине его участия в профсоюзе не допускается. 4.1.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Для ее оформления существует унифицированная форма, утв. Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

Какая ошибка в ведении журнала регистрации трудовых договоров считается существенной? Ошибка в названии должности – существенная? И в самом журнале, получается, нельзя ошибку исправлять, обязательно новый заводить? И еще по поводу ведения журнала в электронной форме – нужно ли его распечатывать, например, раз в квартал (год, 3 года и т.п.) или можно хранить только в электронном виде?

Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Опись материалов личных дел работников — что это такое

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов — такой журнал. для регистрации платежных ведомостей — такой журнал .

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Самим гражданам, порой, так же может понадобиться подтверждение своей правоты в виде трудового договора, который гражданин заключал с каким-то работодателем некоторое время назад.

Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года: Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Работнику выплачивается вознаграждение по результатам работы за год в размере _______________ руб. 6.1. Работнику устанавливается нормированный (ненормированный) рабочий день. 6.2.

Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив? Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование?

Читайте также:  Заявление о пропуске срока исковой давности

Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Вопрос такой: организация передает по описи постоянного хранения дела в архив, при этом им необходимо 2 дела оставить в организации для использования в работе. Как правильно оформить прием-передачу дел в муниципальный архив? Сделать акт приема-передачи на все дела, а на не сданные оформить акт выдачи во временное пользование?

Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых 1.Формирование в дела приказов по личному составу Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000)

Под архивом могут пониматься:

  • специализированные учреждения, где собираются федерального, регионального или местного значения;
  • отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть.

В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Образец трудового контракта по найму и оплате труда директора (генерального директора) общества, заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Работник подчиняется непосредственно руководителю ____________________________ ___________________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) а также директору предприятия. 3.4.

Например, Опись № 2 дел по личному составу; Опись № 3 личных дел. Первый номер, как правило, присваивается описи дел постоянного хранения. Присвоенные номера описям сохраняются, нумерация дел в описи «сквозная», продолжается за несколько лет.

Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Образец трудового договора с учителем старших классов средней общеобразовательной школы. заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Образец договора о полной индивидуальной материальной ответственности продавца-кассира, заключаемый между юридическим и физическим лицом.

Спасибо за ответ. Немного запуталась, а как быть если у нас и кадровый работник и ответственный за архив одно и тоже лица. И в описи дел «принят-сдал» поставить подпись одного лица?

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

Оформляется документ так: прописывается название фирмы, место и дата составления акта; вставляется гриф утверждения директора; пишется – кто кому передаёт документы; заполняется таблица; проставляются визы всех членов комиссии.

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Трудовой договор – это соглашение между Работодателем и Работником. Работодатель обязуется предоставить Работнику работу в соответствии с его трудовой функцией, а Работник обязуется лично выполнять эту трудовую функцию.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Источник: classicdb.ru

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

  • дела со сроком хранение более 10 лет;
  • дела с постоянным сроком хранения;
  • дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная:

  • № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
  • регистрационный индекс документа – номер документа,
  • дата есть дата;
  • заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  • номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  • примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Итого 1 (один) документ.

Особенности оформления внутренней описи

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:

А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Источник: thebestsecretary.ru