Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765
ПРИКАЗ № 45-ЛС
| г. Москва |
30 декабря 2019 г. |
О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года
1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:
- подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
- подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.
2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:
- уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
- сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор: Иванов И.И.С
С приказом ознакомлены: Александрова А.А.
Как и сколько хранить
Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).
Источник: gosuchetnik.ru
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец
Для чего издается данный приказ
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.
Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.
Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.
Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.
Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.
Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.
Обычно это включает:
- п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
- Постановление №225, которым приняты Правила.
Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:
- Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
- Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
- Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.
Документ подписывает руководитель организации.
Внимание!После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Источник: kirpich-sibir.ru
Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.
Зачем нужен приказ
Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.
Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.
В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.
В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.
Кто пишет приказ
Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.
Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.
Особенности документа
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.
При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:
- Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
- В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
- Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.
Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Хранение документа
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.
Источник: assistentus.ru
Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — это обязательный документ кадрового делопроизводства. Он необходим и при переходе на электронные трудкнижки в 2020 году.
Ответственный: необходимость и приказ о назначении
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
| Санкции за отсутствие лица (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225) |
Вариант оформления |
| ИП или юрлицо |
Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).
Кого назначить
Законодательство не определяет отдельных требований для ответственных работников. Назначают их такими способами:
- на основную работу или по совместительству;
- оформляется совмещение функций к должности, существующей в штатном расписании (за доплату) (ст. 60 ТК);
- через возложение обязанностей на работника (ст. 60 ТК).
Для оформления кадровика достаточно официального распоряжения, обязанности уже предусмотрены его должностной инструкцией. А вот для бухгалтера, например, придется вносить поправки в его должностную инструкцию.
Как правильно составить приказ
Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.
Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.
Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».
Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).
Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:
- назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
- назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
- напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.
Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.
Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.
На что следует обратить внимание:
- в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
- правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).
Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765
ПРИКАЗ № 45-ЛС
О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК
Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,
- Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
- Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.
Директор: Иванов И.И.С
С приказом ознакомлены: Александрова А.А.
А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:
- уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
- сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
- подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765
ПРИКАЗ № 45-ЛС
| г. Москва |
30 декабря 2019 г. |
О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года
1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:
- подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
- подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.
2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:
- уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
- сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор: Иванов И.И.С
С приказом ознакомлены: Александрова А.А.
Как и сколько хранить
Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).
Источник: gosuchetnik.ru
Adblock
detector
https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru
